Gestion des sessions de passage

Une session de passage est une fenêtre temporelle (date et heure de début, date et heure de fin) pendant laquelle vos candidats peuvent démarrer leur test. C’est l’outil principal pour encadrer un test : surveillé en présentiel, planifié sur un créneau précis, ou simplement protégé par un code partagé le jour J.

Page principale "Gestion des sessions"

La page Gestion des sessions de passage liste toutes les sessions définies sur votre compte. Chaque ligne indique le nom, la date de début, la date de fin et le code de session (s’il existe).

💡 Affichage par défaut — La plateforme affiche par défaut les sessions en cours et celles terminées il y a moins de 3 mois. Les sessions plus anciennes restent dans la base mais sont masquées de la liste. Les options d’affichage en bas du panneau de filtres permettent d’inclure les sessions plus anciennes ou de masquer les sessions passées.

À quoi sert une session

Quand vous inscrivez un candidat à un test, vous pouvez l’associer à une session. Les conséquences :

  • Le candidat ne peut démarrer le test que dans la fenêtre temporelle de la session. Avant la date de début, le test apparaît mais reste verrouillé ; après la date de fin, il n’est plus accessible.
  • Si la session a un code, le candidat doit le saisir pour démarrer son test — c’est l’examinateur qui le communique au moment voulu, ce qui ajoute une couche de sécurité contre les démarrages prématurés.

Vous pouvez aussi affecter un groupe entier à une session en une seule action depuis la page Gestion des candidats (voir Actions de groupe). C’est la façon habituelle d’organiser une journée d’examen pour une promotion ou une session de formation.

💡 Sans session — Une inscription sans session signifie que le candidat peut démarrer son test à tout moment dès qu’il a reçu son invitation. Les sessions ne sont donc utiles que si vous voulez encadrer le passage dans le temps.

Créer une session

Procédure

  1. Depuis la page Gestion des sessions de passage, cliquez sur Créer une session dans la barre d’actions.

    Formulaire de création d'une session

  2. Remplissez les champs :

    • Description — libellé qui apparaîtra dans la liste (colonne Nom de session) et dans le formulaire d’inscription d’un candidat. Choisissez un nom parlant (« Promotion 2026 — session du 14/03 »).
    • Code de session (facultatif) — mot de passe que les candidats devront saisir pour démarrer leur test. À communiquer uniquement le jour de la session. Le bouton de régénération à droite du champ propose un code aléatoire.
    • Date de début et Date de fin — fenêtre pendant laquelle les tests rattachés à cette session pourront être démarrés. Saisissez le format JJ/MM/AA HH:MM.
    • Profil de surveillance (facultatif) — sélectionnez un profil de surveillance pour appliquer ses réglages aux tests surveillés rattachés à cette session. Voir l’encadré ci-dessous.

  3. Cliquez sur Enregistrer. La session apparaît immédiatement dans le tableau.

💡 Profil de surveillance — Ce réglage n’agit que sur les tests configurés pour être surveillés. Si le test associé à la session n’est pas configuré comme surveillé, le profil n’a aucun effet. À l’inverse, si vous laissez ce champ vide pour une session contenant des tests surveillés, ceux-ci utilisent le profil de surveillance par défaut de votre compte.

⚠️ Dates cohérentes — La plateforme vérifie que la date de fin est postérieure à la date de début et que le format est valide. Une saisie incorrecte affiche un message en haut du formulaire ; la session n’est pas créée tant que les champs ne sont pas valides.

Modifier une session

  1. Sur la ligne de la session, cliquez sur l’icône Modifier (crayon) en bout de ligne. La fenêtre de modification s’ouvre, pré-remplie avec les valeurs actuelles.

  2. Ajustez les champs souhaités (nom, code, dates).

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Notification des candidats inscrits

Si la session a déjà des candidats inscrits et que vous modifiez les dates, la plateforme propose automatiquement d’envoyer un email de notification aux candidats concernés :

Fenêtre de notification des candidats

  • Oui — envoie un email à tous les candidats inscrits aux tests rattachés à cette session, les informant du nouveau créneau.
  • Non — la session est modifiée silencieusement, sans email.

💡 Quand notifier ? — Notifiez systématiquement si vous avancez la date ou si vous raccourcissez la fenêtre — les candidats doivent en être informés. Pour un simple report de quelques minutes ou un ajustement mineur, vous pouvez choisir de ne pas envoyer d’email pour éviter de saturer les boîtes.

Supprimer une session

Supprimer une seule session

  1. Sur la ligne de la session, cliquez sur l’icône Supprimer (poubelle).

    Confirmation de suppression

  2. Confirmez. La session est supprimée immédiatement.

Les tests qui étaient associés à cette session restent inscrits aux candidats — ils deviennent simplement sans session, donc démarrables à tout moment. Si vous voulez aussi supprimer ces tests, voir Supprimer les tests associés à des sessions terminées ci-dessous.

Supprimer plusieurs sessions à la fois

  1. Cochez les cases en début de ligne pour sélectionner les sessions à supprimer.
  2. Cliquez sur Supprimer les sessions sélectionnées dans la barre d’actions.
  3. Confirmez. Toutes les sessions cochées sont supprimées en une opération.

⚠️ Suppression définitive — Comme partout sur la plateforme, la suppression est irréversible. Pour conserver l’historique d’une session passée sans la voir dans la liste, laissez-la simplement vieillir : au-delà de 3 mois après la date de fin, elle disparaît automatiquement de l’affichage par défaut.

Importer plusieurs sessions

L’import permet de créer plusieurs sessions en une seule opération à partir d’un fichier Excel — utile en début d’année pour saisir tout le calendrier des examens.

Procédure

  1. Depuis la barre d’actions, cliquez sur Importer un fichier de sessions.

    Fenêtre d'import

  2. Cliquez sur le lien Télécharger le modèle pour récupérer le fichier Excel attendu. Le modèle comporte une feuille Import avec les colonnes :

    Colonne Description
    des Nom de la session
    psw Code de session (facultatif)
    dat_sta_day, dat_sta_month, dat_sta_year, dat_sta_hour, dat_sta_min Date de début, décomposée en colonnes
    dat_end_day, dat_end_month, dat_end_year, dat_end_hour, dat_end_min Date de fin, décomposée en colonnes

  3. Remplissez le modèle, une session par ligne.

  4. Revenez sur la plateforme, cliquez sur Choisir un fichier dans la fenêtre d’import, sélectionnez votre Excel rempli, puis validez.

  5. La plateforme affiche un rapport listant les sessions créées, mises à jour ou rejetées avec leur motif.

💡 Mise à jour vs création — Si une session du fichier porte le même nom qu’une session existante, ses dates et code sont mis à jour plutôt qu’un doublon créé. C’est commode pour ré-importer un fichier corrigé.

Supprimer les tests associés à des sessions terminées

Au fil du temps, votre compte peut accumuler des tests non passés rattachés à des sessions dont la date de fin est dépassée. La plateforme expose une action de masse pour les nettoyer en une fois.

  1. Cliquez sur Supprimer les tests associés à des sessions terminées dans la barre d’actions.
  2. Confirmez. Tous les tests en attente (jamais démarrés) dont la session est terminée sont désinscrits des candidats concernés.

⚠️ Périmètre — Cette action ne touche pas les tests démarrés, terminés ou annulés. Elle ne touche pas non plus les sessions elles-mêmes — seulement les inscriptions de tests en attente qui leur étaient rattachées. Les crédits consommés à l’inscription sont restitués au compte.

Filtres et affichage

Le panneau Filtres à gauche de la liste propose plusieurs réglages pour cibler les sessions à afficher :

  • Rechercher — texte libre. Filtre la liste sur le nom ou le code de session.
  • Ne pas afficher les sessions passées — masque toutes les sessions dont la date de fin est antérieure à maintenant. Utile en cours d’année pour ne voir que les sessions à venir.
  • Afficher les sessions terminées depuis plus de 3 mois — par défaut désactivé. Activez-le pour faire apparaître l’historique ancien (par exemple pour retrouver une session d’il y a 6 mois).

Le tableau est triable : cliquez sur l’en-tête de colonne pour basculer entre tri ascendant et descendant. Le tri par défaut est par nom de session.