Gestion des candidats

Ce chapitre couvre l’ensemble du cycle de vie d’un candidat sur la plateforme Tosa : ajouter des candidats individuellement ou par lot, les inscrire à des tests, leur envoyer des invitations et organiser votre population en groupes.

La page Gestion des candidats se présente sous la forme d’un tableau listant l’ensemble de vos candidats. Les filtres en haut de page permettent de restreindre l’affichage (recherche libre, appartenance à un groupe, candidats ayant un test à passer, inclusion des archivés). Les actions principales — ajouter un candidat, importer un fichier, accéder à la gestion des groupes — se trouvent dans la barre d’actions en haut du tableau.

Ajouter un candidat

Cette procédure permet de créer un candidat individuellement. Pour ajouter plusieurs candidats en une seule opération, reportez-vous à la section Importer des candidats.

Procédure

1. Depuis la page Gestion des candidats, repérez le bouton Ajouter un candidat dans la barre d’actions en haut du tableau.

   

2. Cliquez sur Ajouter un candidat. Le formulaire de saisie s’ouvre.

   

3. Remplissez les champs obligatoires :

   • Prénom — prénom du candidat tel qu’il apparaîtra sur les attestations.
   • Nom — nom du candidat.
   • Email — adresse à laquelle le candidat recevra ses invitations et accédera à son espace.
   • Pays — utilisé pour adapter la langue par défaut des emails.

4. Cliquez sur Enregistrer. Le candidat est créé et vous êtes automatiquement redirigé vers sa fiche d’inscription aux tests.

   

À partir de cette fiche, vous pouvez immédiatement inscrire le candidat à un test ou lui envoyer une invitation.

💡 Modification ultérieure — Pour modifier les coordonnées d’un candidat existant, retournez sur la liste des candidats, cliquez sur l’icône Modifier au bout de la ligne, puis sur l’onglet Détails du candidat.

Importer des candidats

L’import de candidats vous permet de créer plusieurs candidats — voire de les pré-inscrire à des tests — en une seule opération, à partir d’un fichier Excel.

Procédure

1. Depuis la page Gestion des candidats, repérez le bouton Importer un fichier de candidats dans la barre d’actions.

   

2. Avant de préparer votre fichier, téléchargez le modèle de fichier depuis le lien proposé. Le modèle contient les en-têtes attendus et un exemple de ligne.

3. Remplissez le modèle avec vos candidats. Les colonnes principales :

   Colonne	Obligatoire	Description
   Prénom	Oui	Prénom du candidat.
   Nom	Oui	Nom du candidat.
   Email	Oui	Une adresse email unique par candidat.
   Pays	Non	Code pays (FR, BE, …) pour la langue par défaut.
   Groupe	Non	Nom d’un groupe auquel rattacher le candidat. Créé automatiquement s’il n’existe pas.
   Test	Non	Nom du sujet auquel inscrire le candidat directement à l’import.

4. Cliquez sur Importer un fichier de candidats, sélectionnez votre fichier, et validez.

5. La plateforme affiche un rapport d’import : nombre de candidats créés, mis à jour, ou rejetés (avec le motif de rejet ligne par ligne).

⚠️ Doublons d’email — Si un candidat existe déjà avec la même adresse email, ses informations sont mises à jour plutôt que recréées. Un nouvel enregistrement n’est jamais créé pour une adresse existante.

💡 Import et invitations — L’import ne déclenche pas automatiquement l’envoi d’invitations. Pour envoyer les emails de connexion après import, reportez-vous à la section Envoyer les invitations.

Inscrire un candidat à un test

Une fois le candidat créé, vous devez l’inscrire à un ou plusieurs tests pour qu’il puisse les passer.

Inscrire un candidat depuis sa fiche

1. Depuis la liste des candidats, cliquez sur l’icône Modifier de la ligne correspondante. Vous arrivez sur la page d’inscription aux tests du candidat.

   

2. Cliquez sur Ajouter un test.

   

3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez le sujet (matière) à évaluer, puis paramétrez l’inscription :

   • Type de test — évaluation, certification, etc., selon les packs disponibles sur votre compte.
   • Langue — langue dans laquelle le test sera présenté au candidat.
   • Date limite (facultatif) — au-delà de cette date, le candidat ne pourra plus démarrer le test.
   • Surveillance (facultatif) — active la session surveillée si votre compte dispose de l’option.

4. Validez. Le test apparaît immédiatement dans le tableau d’inscriptions du candidat.

Inscrire plusieurs candidats à la fois

Pour inscrire plusieurs candidats au même test, utilisez l’action de groupe :

1. Sur la page Gestion des candidats, sélectionnez les candidats à inscrire en cochant la case en début de ligne.
2. Dans le menu d’actions de groupe, choisissez Inscrire les candidats à un test.
3. Renseignez les paramètres du test ; ils s’appliquent à l’ensemble de la sélection.

💡 Crédits — Chaque inscription consomme un crédit du pack correspondant. Le solde restant est visible en haut de page. Pour racheter des crédits, contactez votre interlocuteur Isograd.

Envoyer les invitations

L’envoi d’invitation par email transmet au candidat son lien de connexion personnalisé. C’est l’étape qui rend le test accessible côté candidat.

Envoyer une invitation à un seul candidat

1. Ouvrez la fiche du candidat (depuis la liste, cliquez sur l’icône Modifier).

   

2. Cliquez sur Envoyer l’email d’inscription (ou le bouton équivalent visible dans la fiche).

3. Une fenêtre vous permet de :

   • Choisir le modèle d’email (langue, ton, signature) parmi ceux configurés pour votre compte.
   • Prévisualiser le contenu qui sera envoyé.
   • Personnaliser l’objet ou le corps si besoin, avant envoi.

4. Cliquez sur Envoyer. Le candidat reçoit immédiatement son email contenant le lien de connexion.

Envoyer des invitations en masse

Depuis la page Gestion des candidats :

1. Sélectionnez les candidats à inviter (case à cocher en début de ligne).
2. Dans le menu d’actions de groupe, choisissez Envoyer les emails d’inscription.
3. Choisissez le modèle d’email et validez.

Tous les candidats sélectionnés reçoivent l’invitation avec leur lien personnel.

⚠️ Adresses invalides — Si l’adresse email d’un candidat est invalide ou refusée par le serveur de destination, vous le verrez dans le rapport d’envoi. Corrigez l’adresse sur la fiche du candidat puis relancez l’envoi.

💡 Personnaliser les modèles d’email — Les modèles d’email sont gérés dans le chapitre Gestion des mails (à venir). Vous pouvez y créer des variantes par langue, par marque, ou par type de test.

Gérer les groupes

Les groupes vous permettent d’organiser votre population de candidats (par promotion, service, client, formation…) pour faciliter les actions en masse : inscriptions, invitations, suivi des résultats.

Accéder aux groupes

Depuis le menu de navigation, cliquez sur Groupes (ou accédez à l’URL /clientadmin/candidates/AdminGroupsWithTable).

La page Gestion des groupes affiche l’ensemble de vos groupes sous forme hiérarchique. Un groupe peut contenir des sous-groupes — utile par exemple pour structurer “Promotion 2026 → Section A → Cours du soir”.

Créer un groupe

1. Cliquez sur Ajouter un groupe dans la barre d’actions.

2. Renseignez :

   • Nom du groupe.
   • Groupe parent (facultatif) — pour créer une hiérarchie.
   • Couleur ou tag (selon votre version) — pour repérer visuellement le groupe.
3. Validez.

Ajouter un candidat à un groupe

Deux méthodes :

• Depuis la fiche du candidat : ouvrez la fiche, onglet Groupes, ajoutez le candidat aux groupes voulus.
• Action de groupe sur la liste des candidats : sélectionnez les candidats, puis Ajouter à un groupe.

Actions de groupe

Une fois vos candidats organisés en groupes, le filtre Groupe de la page Gestion des candidats vous permet d’isoler une population et de lui appliquer une action en masse :

• Inscrire tout le groupe à un test.
• Envoyer une invitation à tout le groupe.
• Définir un mot de passe commun.
• Affecter le groupe à une session surveillée.
• Archiver le groupe (les candidats restent en base mais sont masqués par défaut).
• Supprimer les tests inscrits, ou supprimer les candidats du groupe.

💡 Archivage vs suppression — L’archivage est non destructif : il masque le groupe et ses candidats des listes par défaut, mais préserve l’historique des tests passés. La suppression est définitive — utilisez-la uniquement pour les candidats créés par erreur.